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[칼럼]피플스그룹 장동익 상임고문, ⑥무료 앱들을 활용하여 스마트워킹을 위한 실시간 의사소통 시스템 구축

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기사입력 : 2020.05.18
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무료 앱들을 활용하여 스마트워킹을 위한 실시간 의사소통 시스템을 구축하는 과정은 교육비 이외의 추가 비용도 없을 뿐 아니라 매우 간단하다. 1980년대 이후에 태어난 한국인 Y 및 Z세대들의 핸드폰 활용 수준은 세계 최상급이다. 실시간 의사소통 시스템의 구축을 위해 필요한 핸드폰 앱은 10~15개 정도이다. Y세대나 Z세대가 그 10~15가지의 앱을 배우는데 소요되는 시간은 4~5시간 정도면 충분하다. 무료 앱들을 활용한 실시간 의사소통 시스템의 성공여부는 나이가 들어 핸드폰 활용 수준이 제법 낮은 팀장 내지 임원급들의 숙련도 및 활용습관에 달려 있다고 해도 과언이 아니다. 다시 말해 핸드폰 활용 수준이 낮은 임직원들의 숙련도에 따라 성공여부가 갈린다는 말이다.

 

나아가 스마트워킹을 당연시하는 조직문화의 구축 역시 성공요인이다. 따라서 CEO를 비롯한 모든 임직원이 한 사람도 빠짐없이 지속적으로 활용하여 스마트워킹이 조직문화에 깊숙이 스며들어 필요할 때마다 대면회의를 소집하거나 특별한 보고서를 작성하도록 한다든지, 국내외 출장을 뻔질나게 다니는 등의 과거 업무관행을 과감하게 떨쳐버리고 언제, 어디서나 어떤 디바이스로든 원활하게 스마트워킹할 수 있어야 한다.

 

따라서 스마트워킹을 위한 실시간 의사소통 시스템 구축을 위해 가장 먼저 실행해야 할 프로세스는 전 임직원에 대한 3~4시간의 변화관리 교육이다. 무료 핸드폰 앱들만으로도 어떤 일을 어떻게 처리하여 협업하고 업무생산성을 끌어 올릴 수 있는지, 그러한 스마트워킹의 결과 어떤 성과를 얻을 수 있는지 배우고 깊이 느껴야 한다.

 

두번째, 각 사업부별 복수의 사내 전문가를 양성하는 일이다. 사내 전문가라 함은 동 사업부에서 근무한지 3~5년 이상 된 직원으로서 사업부의 업무를 파악하고 있는 20~30대 직원으로 특히 핸드폰과 PC를 잘 다루는 직원을 말한다. 사내전문가 교육은 시스템 구축에 사용되는 앱들의 기능 교육 4~5시간, 시스템을 구축하는 기법 및 해야 할 과제 2시간, 활용 효과 1시간 등 7~ 8시간으로 진행된다. 사업부별로 2명(사업부 인원이 많은 경우 2명 이상)을 선정하는 이유는 경우에 따라 1명의 전문가가 회사를 그만 두거나 다른 사업부로 이동될 경우 당해 사업부의 시스템 구축 및 구축 후 시스템 활용 전도사로서의 역할을 담당할 사람이 없어지기 때문이다.

 

세번째, 시스템 구축 책임자에 의해 과거 사업부별 업무관행 및 개선 요망사항에 대한 설문조사를 실시한 후 각 사업부별 사내전문가들은 자신의 사업부에서 작성되고 있는 모든 보고서들을 모아 분석한 후 가장 대표가 될 수 있는 보고서를 선정하고 각 보고서별 작성자 및 공유대상자를 지정한다.

 

네번째, 사내 전문가들 중 가장 강의력이 뛰어난 직원을 선발하여 각 사업부의 직원들에 대한 4~5시간의 시스템 활용 기법 교육을 시행한 후 각 사업부의 보고서 작성자들은 각자 사내전문가가 선정한 대표적인 보고서들을 작성하고 공유 대상자들에게 각기 수정, 댓글 및 읽기 권한을 부여하여 공유하게 된다.

 

다섯째, 시스템 구축이 완료되면 4~5시간에 걸쳐 팀장 및 임원들에 대한 시스템 활용법 교육을 시행한다. 모든 임직원은 활용법 교육이 끝난 후 즉시 각자 자신의 구글 드라이브에서 자신에게 공유된 보고서들을 묶어 자신의 용도나 편의성에 맞추어 폴더들을 구성하게 되면 시스템 구축이 완료되는 것이다. 

 

통상 중견, 중소기업의 경우 상기 과정을 거쳐 실시간 의사소통 시스템 구축을 완료하는데 1~2개월이면 충분하다. 구축된 시스템은 카톡의 알람 기능을 함께 활용할 수 있고, 필요에 따라 Slack, 잔디 등 협업 툴들과, 나아가 RPA (Robotic Process Automation) 툴들과 함께 효과적으로 활용하면 단기간 내에 사무 생산성을 2~3배 이상 증대시킬 수 있다.

 

/2020년 5월 18일 동아경제

피플스그룹 장동익 상임고문 기자 daenews@daenews.co.kr 이 기자의 다른 기사 보기
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