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[칼럼]피플스그룹 장동익 상임고문, ④핸드폰만으로도 효과적으로 협업하는 법

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기사입력 : 2020.05.06
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협업 상대가 왜, 어떻게, 무엇을 하고 있는지를 파악하고 이해하지 못한 상태에서는 협업의 효과가 제대로 나타나기 어렵다. 따라서 과거 클라우드 기술이 소개되기 이전에는 협업하는 사람들이 한 장소에서 일하거나 대면회의를 하지 않으면 안 되었다. 그러나 구글 드라이브를 활용하면 다음과 같은 기능들로 인해 관련자들이 어디에 위치하든 상관없이 언제나 효과적인 협업을 수행할 수 있다. 

 

첫째, 공유를 통한 실시간 의사소통이다. 보고서 작성자가 구글 문서로 보고서를 작성한 후 공유 대상자들에게 각기 세가지의 다른 권한(수정, 댓글, 읽기)을 각 권한마다 100명까지 한꺼번에 초청하여 공유함으로써 이론적으로는 각 보고서마다 300명의 대상자와 협업할 수 있다. 수없이 많은 이메일 교신을 해야만 하는 작업을 담당자가 자신의 보고서 한 번만 작성하여 공유하면 그러한 이메일 교신을 모두 다 없앨 수 있을 뿐 아니라 CEO나 임원들이 시도 때도 없이 요구하는 각종 회의, 특정 목적의 보고서를 대부분 없앨 수 있는 강력한 파워를 지니고 있다.

 

둘째, 자동저장, 변경내용 추적 및 과거버전 복원 기능이다. 한 보고서에서 공유된 누구든지 수정하면 자동저장이 되면서 누가, 언제, 어디를 어떻게 수정했는지 추적할 수 있어 긴시간 타이핑했다가 저장하지 않거나 과거 버전을 수정하고 나서 버전관리를 하지 않아 필요한 데이터가 애써 작업했는데도 불구하고 날라가는 일이 없다. 이 기능은 협업자들간 실시간으로 언제, 왜, 어떻게, 무엇을 하고 있는지 파악할 수 있도록 도와준다.

 

셋째, 구글 독스를 활용하면 무료 저장공간을 무제한으로 쓸 수 있다. 원래 무료 구글 드라이브 저장 공간은 15GB로 제한되어 있으나 구글 드라이브 내에서 구글 문서를 활용하면 무제한 용량으로 저장할 수 있다. 또한 클라우드 환경에서 협업 툴로 활용하는 구글 문서와 PC에서 주로 활용하는 마이크로소프트 오피스 툴들은 용이하게 상호 변환하여 활용할 수 있다.

 

넷째, 핸드폰에서든 PC에서든 키워드로 제목뿐 아니라 내용까지도 훑어 검색해 주는 기능이다. 우리는 이제까지 PC에 저장된 자료를 검색하기 위해 검색창에 키워드를 입력해도 시간이 너무 오래 걸리거나 결국 찾지 못하고 포기하는 경우도 있었지만 구글 드라이브 검색 기능은 키워드로 저장되어 있는 서류들의 제목뿐 아니라 저장된 서류들의 모든 내용까지 훑어 그 키워드를 담고 있는 서류들을 순식간에 찾아준다.

 

다만 구글 드라이브에는 특정 보고서에 일부 내용을 수정(댓글 포함)하는 경우 협업자들이 동시에 실시간으로 확인할 수 있으나 알람 기능이 없어 현실적으로는 실시간 의사소통이 어렵다. 따라서 중요한 보고서마다 공유자 모두가 초대되어 있는 그 보고서와 같은 이름의 카톡방을 만들어 놓고 수정 내용의 시급성이 요구되는 경우 동 카톡방에 시급성을 알리면 모든 공유자들이 실시간으로 의사소통할 수 있게 된다.

 

구글 드라이브 이외에 구글 캘린더를 활용하면 협업의 효과를 더욱 증진시킬 수 있다. 구글 캘린더를 설치하면 핸드폰 제조사에서 제공하는 캘린더와 동기화되어 연동된다. 다시 말해 제조사 캘린더에 일정을 추가하든 구글 캘린더에 일정을 추가하든 즉시 상호 동기화되어 상대 캘린더에 일정이 추가된다. 구글 캘린더를 활용하면 협업을 위한 일정관리로 크게 2가지의 특수기능을 효과적으로 활용할 수 있다.

 

첫째, 자신의 전체 일정을 관련되는 다른 임직원들과 공유할 수 있는 기능이다.

둘째, 부하직원들이나 또는 협업을 진행하고 있는 임직원들에게 회의를 소집할 때 매우 유용하게 활용할 수 있는 회의 초대 기능이다. 회의 초대시 행아웃 동영상 회의에 초대할 수도 있다. 구글 드라이브를 활용한 실시간 의사소통 시스템으로 의사결정이 미흡한 경우 행아웃을 통한 실시간 동화상 회의는 협업효과 증진에 매우 중요한 역할을 한다.

 

구글 지도에서의 &위치공유& 기능도 필요에 따라 활용하면 협업에 있어 매우 효과적인 기능이다

 

실제로 이와 같은 실시간 의사소통 시스템을 별도로 개발할 수 있는 여력이 없는 중견.중소기업들은 특별히 별도의 그룹웨어를 구입하지 않더라도 상기 기능을 잘 활용함으로써 협업의 효과를 극대화할 수 있다.

 

/2020년 5월 4일  동아경제

피플스그룹 장동익 상임고문 기자 daenews@daenews.co.kr 이 기자의 다른 기사 보기
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